Digitalisering heeft invloed op je hele organisatie. Op je manier van werken én op je businessmodel. Sommige vormen van digitalisering zijn relatief laagdrempelig. Het automatiseren van je backoffice is bijvoorbeeld een vrij makkelijke manier om een deel van de voordelen van digitalisering te benutten. Er is weliswaar interne discipline voor nodig, maar het raakt niet aan je primaire proces. Ga je door digitalisering ook anders samenwerken met de markt, dan is de impact veel groter. Wat zijn factoren om van jullie digitaliseringproces een succes te maken?
De aanpak
Er komt best veel op je af als het gaat om digitale ontwikkelingen. Veel ontwikkelingen zijn waarschijnlijk ook echt nieuw voor je bureau, waardoor het moeilijk kan zijn om beslissingen te nemen. En verkopers beloven van alles, maar leveren ze dat ook? Hoe voorkom je dat je wegen inslaat die niet bij je organisatie passen? Hoe weet je waarin je wel wilt meegaan en waarin niet? En waar word je wel voor betaald en wat wordt er van je verwacht zonder dat daar een compensatie tegenover staat? En wil je dat dan?
Om dat soort uitdagingen professioneel op te pakken is een goede strategie onontbeerlijk. De volgende vijf stappen helpen je daarbij. Vraag jezelf af:
- Hoe zou het realisatieproces van bouwwerken en gebieden er over 10 jaar uit kunnen zien? Van welke veranderingen ben je aardig overtuigd en welke veranderingen zijn onzeker? Daarbij kun je onze publicatie BNA Architect 2030: Act now goed betrekken.
Als de wereld er over 10 jaar zo uitziet, welke meerwaarde voor de klant levert jouw bureau dan idealiter? Hoe wil je je dan positioneren? En zit de klant daar op dat moment nog op te wachten? - Wat is er voor nodig om die meerwaarde ook echt als beste van iedereen te leveren? Wat voor kennis heb je daarvoor nodig? Wat voor tools? Met wie moet je daarvoor samenwerken?
- In welke mate is je toekomstige bureau anders dan je bureau nu? Met andere woorden, waarin moet je de komende tijd investeren (in tijd, geld en mensen)? Kun je tegenwerkende krachten en risico’s verwachten? Welke en hoe ga je daarmee om?
- Wanneer wil je wat bereikt hebben? Wat zijn je mijlpalen voor de komende vijf jaar?
Bij dit proces kun je uiteraard ook gebruikmaken van de BNA Academie, dat kan via het cursusaanbod met andere bureaus samen of desgewenst op maat voor jouw bedrijf.
Think big, act small
Het is niet zo vreemd als je nog geen goed beeld hebt van de toekomst. De mogelijkheden kunnen je overdonderen. Enkele adviezen:
- Accepteer verandering
Zorg voor bureau-breed besef dat ontwikkeling nodig is. En dat dit geen bedreiging is maar een kans. Niemand wordt overbodig. Digitalisering vervangt niet jullie werk, het zorgt dat jullie je werk beter kunnen doen. Creëer een gevoel van urgentie. Als jullie organisatie het niet doet, dan doet de concurrent dat wel. Sterker nog, er zijn al concurrenten mee bezig. - Use cases
Identificeer kansen van digitalisering voor je bureau. Rangschik ze op basis van de belangrijkste criteria: kernactiviteiten versus niet-kernactiviteiten, implementatiegemak (past het gemakkelijk in de huidige processen, is er een kant-en-klare oplossing beschikbaar), waardecreatie en efficiëntiewinst op korte en lange termijn. - Faciliteer
Zorg dat je bureau – ook al is nog niet alles uitgekristaliseerd – al gericht is op bredere adoptie van nieuwe digitale technieken. Faciliteer opleidingen, zorg voor de technische infrastructuur en houd er met de werving van nieuwe medewerkers rekening mee. Zorg daarnaast dat je een beeld hebt van de grote droom (stap 5). - Aan de slag
Begin met de kleine quick wins maar houd ook altijd de algehele, grotere strategie in de gaten. Ga geen zaken implementeren die straks in de grote strategie geen functie meer hebben. Door projecten te initiëren die naar verwachting snel winst opleveren, illustreer je de voordelen van verdere digitalisering en creëer je een positief momentum. - Think big
Wat is je droom, waar wil je staan? Wil je niet achterlopen of wil je digitalisering gebruiken als concurrentievoordeel? Is dat laatste het geval, dan kun je geen kant-en-klare oplossingen gebruiken, maar moet je interne algoritmen ontwikkelen die specifiek zijn voor jouw bureau. Je moet je mensen coachen, zodat ze zo'n systeem kunnen ontwikkelen en bedienen. Je hebt ook betrokken mensen nodig die als enige taak hebben om digitale ontwikkelingen goed te volgen en na te denken over de volgende stap en het te implementeren in de organisatie. Uiteraard is dat niet voor iedereen nodig. Jouw grote droom kan ook een vorm van samenwerking zijn met andere organisaties, waarbij je je toelegt op jouw specialisme. Maak in ieder geval een toekomstbestendige keuze in waar je als organisatie wilt staan.
Geef het prioriteit
Wil je voorkomen dat je straks aan alle kanten wordt ingehaald, geef digitalisering dan prioriteit. Uit onderzoek van BNA blijkt dat bijna één op drie architecten pas met digitalisering aan de slag gaat als de opdrachtgever hier concreet om vraagt. Ze zien dus intrinsiek niet genoeg kansen om ermee aan de slag te gaan. Zonder vraag heeft het geen prioriteit en zonder prioriteit worden mensen opgeslokt door de dagelijkse werkzaamheden.
Ga daarom werken met concrete planningen. Benut rustige uurtjes om mensen met het thema digitalisering aan de slag te laten gaan. Maak een plan voor hoe je dat in je eigen bureau praktisch kunt vormgeven. Geef bijvoorbeeld medewerkers (of jezelf J) jaardoelstellingen met (online) trainingen of opdrachten voor het schrijven van scripts.
Dat het niet altijd prioriteit heeft, betekent overigens niet dat architecten ontwikkelingen op het gebied van digitalisering niet serieus nemen. Zij zijn van plan gemiddeld om meer dan 8 procent van hun omzet in digitalisering te investeren. Dat gaat overigens niet alleen in hard- en software zitten. Een groot deel van de kosten zit in opleidingen.
Maturity model
Om een beeld te krijgen van hoe het staat met de digitalisering van jouw bureau kun je de mate van digitale volwassenheid meten aan de hand van een digital maturity model. Er circuleren er meerdere.
Je bereikt de laatste volwassenheidsfase als de digitale strategie integraal onderdeel is van je bedrijfsstrategie en van het hele eco-systeem van ontwikkelen, bouwen en exploiteren. De strategie maakt het mogelijk om nieuwe waardemodellen en verdienmodellen te laten ontstaan. Data speelt hierbij een enorm belangrijke rol.