Ieder jaar behandelt het College van Toezicht (CvT) van de BNA klachten over het gedrag van haar leden. Deze klachten gaan over allerlei zaken: van contractvorming tot plagiaat, en van belangenverstrengeling tot ondeugdelijke communicatie. Om inzicht te geven in wat de het CvT doet en behandelt, brengen we de komende tijd verslag uit als zich een interessante casus van het CvT voordoet, opdat er idealiter lessen uit zijn te leren voor zowel architect als opdrachtgever. Tegelijkertijd onderstreept elke casus zo het belang van de BNA Gedragscode Verantwoordelijkheid, Integriteit en Professionaliteit. Hieronder is een eerste casus beschreven. Eerst echter een korte schets van het tuchtrecht en de BNA Gedragscode.
BNA Erkend bureau: Gedragscode, tuchtrecht en dekenen
Een bureau dat lid wordt van de BNA onderschrijft met het lidmaatschap de Gedragscode Verantwoordelijkheid, Integriteit en Professionaliteit. Deze onderschrijving is een belangrijke voorwaarde voor het verlenen van het keurmerk BNA Erkend Bureau. Een opdrachtgever zal eerder kiezen voor een BNA-architectenbureau, want hij of zij verzekert zich hiermee van professionals die hem/haar op transparante en integere wijze ten dienste staan. Andere voorwaarden voor het keurmerk zijn overigens dat een BNA Erkend Bureau zich verplicht om een beroepsaansprakelijkheidsverzekering af te sluiten en dat het een wettelijk geregistreerd architect in de directie heeft.
Een BNA-lid kan op basis van de Gedragscode worden aangesproken: de code vormt de basis voor het tuchtrecht, dat alleen voor leden geldt. Het College van Toezicht (CvT) voert dit tuchtrecht in eerste aanleg uit. Het toetst - op basis van een ingediende klacht - of een architectenbureau heeft gehandeld volgens de Gedragscode van de BNA en daarmee of de klacht gegrond is. Het CvT kan bij schending van de Gedragscode verschillende maatregelen opleggen, van een waarschuwing of een boete, tot aan ontzetting uit het BNA-lidmaatschap. Het CvT doet zijn uitspraken geheel onafhankelijk van het BNA-bestuur. In het College zitten zowel juristen als architecten (de laatsten moeten verbonden zijn aan een BNA-bureau). Er is ook een beroepsmogelijkheid bij de Raad van Beroep. De ledenraad benoemt de leden van het CvT en de RvB op voordracht van het bestuur.
De BNA biedt, naast deze tuchtrechtelijke route, ook de mogelijkheid tot bemiddeling. Mocht er een verschil van mening zijn over - bijvoorbeeld - de uitvoering van een opdracht, dan kan dat via de ‘dekenen’. Dit zijn door het bestuur benoemde architecten van een BNA-bureau die optreden als onafhankelijke wegwijzers, bemiddelaars en vertrouwenslieden in kwesties waar BNA-leden bij betrokken zijn.
De casus: herontwikkeling van een kantoorpand
Als start een klacht van een eigenaar van een kantoorpand. Deze wil het pand herontwikkelen tot appartementen. Hij heeft de afgelopen jaren al een aantal keer een opdracht verleend aan een klein architectenbureau. Deze opdrachten zijn in goed overleg uitgevoerd, naar tevredenheid van beide partijen. Ze waren echter niet uitgewerkt op schrift. Dat gebeurt nu ook niet. Het gaat deze keer echter om een wat grotere opdracht, waarbij de architect ook het traject voor de bestemmingsplanwijziging op zich neemt. De architect gaat aan de slag met tekeningen, en heeft vervolgens contact met makelaars, een planoloog en de gemeente voor de bestemmingswijziging. De gemeente stelt dat zij bij de aanvraag voor de bestemmingswijziging een marktverkenning verwacht, om te kunnen inschatten of de bestemmingswijziging haalbaar is. De architect spreekt af dat hij zal zorgen dat deze verkenning er komt.
Het project is in een vergevorderd stadium als de schoonzoon van de opdrachtgever zich meldt. Hij constateert dat twee makelaars inmiddels opdracht hebben gekregen te starten met de verkoop van de appartementen, ze zijn al bezig met de voorbereiding van een open dag. Er zijn flink wat belangstellenden. De schoonzoon, die handelt namens de opdrachtgever, wil echter eerst duidelijkheid hebben over de marktverkenning voordat er verdere marketingkosten worden gemaakt. Hij zet de opdracht on hold: hij heeft onvoldoende vertrouwen in een goede afwikkeling, nadat hij een aantal dossiers heeft gekregen, en na een hierop volgende toelichting door de architect. De architect is het niet eens met het stopzetten: de afronding van de marktverkenning en de omgevingsvergunning zijn volgens hem alleen nog formaliteit. Maar de opdracht wordt toch beëindigd, een projectontwikkelaar neemt het project over en maakt nieuwe tekeningen.
De schoonzoon meldt zich vervolgens namens de opdrachtgever bij het College van Toezicht. Zijn klacht is dat er geen goede schriftelijke afspraken zijn gemaakt. Daarnaast heeft de architect volgens hem onvoldoende deskundig gehandeld, de marktverkenning had eerder afgerond moeten zijn, er was er geen goed stappenplan en er werden te veel risico’s genomen.
Bijzonder aan deze casus is dat de opdrachtgever en de architect, beiden zestigers, elkaar al jaren kennen, en handelen op basis van vertrouwen. De schoonzoon van de opdrachtgever kwam in beeld toen de opdrachtgever zelf, om medische redenen, niet goed meer in staat was om als opdrachtgever te functioneren. De schoonzoon stapte erna in, in een lopend traject. Hij had op basis van de beschikbare documentatie, en de toelichting van de architect, onvoldoende vertrouwen in een goede afloop. Het was ook een complexere opdracht dan tot nu toe was uitgevoerd. De architect vond echter dat er voldoende zekerheid was tot het goed afronden van het traject, dat de marktverkenning klaarlag, en de bestemmingswijziging al ambtelijk rond was. Alles was toch opgelijnd!
Het College van Toezicht concludeerde, nadat het beide partijen had gehoord, dat er sprake van een clash tussen twee werelden: de wereld van generatiegenoten (de opdrachtgever en de architect) die al jaren werkten op hun eigen vertrouwensbasis, en de wereld van de schoonzoon, die gewend is aan een meer hedendaagse, formelere werkwijze. De aanpak van de architect was ongetwijfeld anders dan die van een projectontwikkelaar of een groot architectenbureau, maar de opdrachtgever had volgens het College bewust gekozen voor deze architect op basis van zijn eerdere ervaringen. De opdrachtgever was bovendien tevreden tot het moment dat de schoonzoon het stokje overnam.
Achteraf, zo gaf het College aan, zou je mogelijk kunnen concluderen dat de opdracht een “maatje te groot” was voor de architect. Maar dat was aan het begin nog niet duidelijk: gedurende het proces werd de opdracht steeds ingewikkelder. Op dit vlak was het gedrag dus niet strijdig met de Gedragscode. Er was echter niet gestart met een deugdelijke overeenkomst, met een beschrijving van de wederzijdse rechten en plichten van de opdrachtgever en de architect. Hiermee heeft de architect gehandeld in strijd met de Gedragscode. Het College heeft de architect hiervoor een waarschuwing gegeven. De schoonzoon is in beroep gegaan; de Raad van Beroep heeft de uitspraak van het College bekrachtigd.
Relevantie voor de werkpraktijk
Pierre Maas, architect-partner van Rothuizen en één van de leden van het CvT, geeft een toelichting op de relevantie van deze uitspraak voor het dagelijks werk van architecten en architectenbureaus:
Werken op basis van vertrouwen, zonder dat je dat vergezeld laat gaan van deugdelijke schriftelijke afspraken, geeft grote risico’s. Bespreek dus vooraf elkaars verwachtingen over de omvang en de aard van het gevraagde werk en zet ze op papier. Dit helpt bij meningsverschillen, maar ook bij de wisseling van een opdrachtgever, zoals hier het geval was. Zorg voor goed contractmanagement, ook gedurende de uitvoering van de opdracht. Je kunt dan bijvoorbeeld denken aan oplopende kosten, of aan wijzigingen die de opdrachtgever gedurende het traject wil aanbrengen. Houd de opdrachtgever goed op de hoogte en leg aanpassingen gedurende het traject consequent vast.
Het lijken open deuren, maar het gaat - zo blijkt uit de klachten die bij het CvT langskomen - toch met regelmaat mis. Als er in deze casus goede schriftelijke afspraken waren gemaakt, was de kans op een goede afloop veel groter geweest: de architect had kunnen aantonen dat hij handelde volgens de afspraken. Maar of het ook echt was gelukt, zullen we nooit weten. Het CvT gaf al aan dat het voor het eenmansbureau een ingewikkelde klus was.